Como señala la Ley de Sociedades de Capital, las discusiones y acuerdos del Consejo de Administración deben plasmarse en el libro de actas, que a su vez debe ser firmado tanto por el Presidente como por el Secretario. Y prueba de ello es la obligatoriedad de contar con un Secretario.
Sin embargo, la función de esta persona, independientemente de si se trata de un miembro del Consejo o no, va mucho más allá de la firma de las actas. De hecho, la función del Secretario es clave, siendo una figura imprescindible dentro del organigrama de cualquier Consejo de Administración y compañía.
Y toda esta importancia y responsabilidad provoca, entre otras cuestiones, que existan una serie de problemas comunes a los que las Secretarías de los Consejos de Administración deben enfrentarse, más allá de lo establecido por Ley. Y todas estas son las cuestiones que vemos, a continuación.
Problemas que debe solucionar la Secretaría del Consejo de Administración
Para entender los problemas que debe solucionar la Secretaría del Consejo, y de cara al pleno y óptimo desarrollo empresarial, primero es necesario repasar cuáles son sus funcionalidades básicas.
En primer lugar, de acuerdo a lo establecido por la Ley de Sociedades de Capital, dentro de las responsabilidades del Secretario se encuentra velar para que el Consejo se ajuste a la normativa en sus actuaciones, siendo estas conformes con los estatutos sociales y normativa interna de cada compañía. En resumen, garantizar la corrección de los procedimientos y el cumplimiento de la normativa.
En segundo lugar, debe establecer procesos que garanticen el cumplimiento del gobierno corporativo y la regulación. Además, el Secretario debe asegurar la colaboración con la dirección de la empresa. Y, por último, preparar y enviar la documentación y los temas a tratar en las reuniones del consejo, además de firmar las actas.
Y dentro de todas estas funciones, nos encontramos con problemas comunes a los que se enfrenta la Secretaría de los Consejos de Administración hoy en día:
Cambios en los documentos
Uno de los problemas más comunes para la Secretaría del Consejo son los cambios que se producen en la documentación, lo que provoca una pérdida de tiempo inmensurable, especialmente en las compañías que trabajan con el papel impreso como medio para transmitir la información.
Ahora bien, es cierto que, a día de hoy, no muchas compañías trabajan con el papel para enviar la documentación a los consejeros, conscientes de la dificultad de gestionar dicha información a través de este formato, además del elevado gasto que supone hacerlo.
Sin embargo, lo que sí utilizan muchas compañías es el correo electrónico como medio para enviar la información. Dejando a un lado la enorme brecha de ciberseguridad que supone hacerlo, señalamos que para los consejeros puede resultar tedioso tener que enviar de nuevo toda la información cada vez que se realiza algún cambio, por muy irrelevante que sea.
En definitiva, los documentos sufren constantes cambios y se deben redistribuir, lo que supone un problema común para los Secretarios a día de hoy. Sin embargo, a través de Diligent Boards, los Secretarios pueden enviar la información a los consejeros, para que accedan a esta desde cualquier dispositivo. Y, además, los cambios realizados se actualizan de forma que no se tenga que enviar de nuevo la documentación.
Reuniones telemáticas del Consejo de Administración
El segundo problema al que frecuentemente se enfrenta la Secretaría del Consejo de Administración son las reuniones telemáticas, o, mejor dicho, la necesidad de organizar estas reuniones para que los Consejeros acudan a estas de forma rápida y sencilla.
Además, muchos consejeros se conectan a estas reuniones desde diferentes países, lo que supone un coste muy elevado si se tiene que enviar la documentación impresa, especialmente en este periodo en el que las reuniones telemáticas son mucho más habituales.
Sin embargo, esta problemática desaparece por completo en las empresas que utilizan la herramienta de Diligent, ya que desde Diligent Boards el Secretario puede enviar el enlace a la videoconferencia, para que los consejeros accedan a esta desde cualquier dispositivo.
Compartir constantemente información relevante
En tercer lugar, los miembros del Consejo esperan que la Secretaría comparta constantemente información de su interés, por ejemplo, acerca de cuestiones como el cumplimiento, los riesgos o la ciberseguridad, entre otros.
Y, especialmente para los Secretarios que no cuentan con las herramientas adecuadas, enviar esta información de manera constante puede suponer una elevada “pérdida de tiempo”.
Redacción y aprobación de actas
Y terminamos con otro de los problemas más comunes a los que la Secretaría debe enfrentarse a día de hoy: la redacción y aprobación de actas. Un proceso muy largo y pesado. Además, la Secretaría suele tener que estar constantemente detrás de los consejeros.
Fuente: www.diligent.com/es